Guía y    Quinto    Taller   de Excel Básico

GRÁFICOS

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.

Tipos:

Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.

Gráficos de líneas:Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Gráficos Circulares:

Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

7 tipos de gráficas para visualizar datos

Gráfico de líneas. El gráfico de líneas es ideal para mostrar tendencias a lo largo del tiempo. Gráficos de áreas:Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Gráficos Dispersión: Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

• Gráfica de áreas apiladas: n gráfico de áreas apiladas es una visualización que muestra cómo diferentes partes contribuyen a un total a lo largo del tiempo, similar a los gráficos de líneas pero con el espacio debajo de cada línea sombreado y apilado uno encima del otro
• Gráfica de barras agrupadas: se utiliza para representar valores individuales para más de un elemento que comparten la misma categoría
• Gráfica pirámide:  presentan puntos o pasos en orden ascendente o descendente, alineándose perfectamente con la naturaleza inherente del proceso en cuestión
• Gráfico circular: epresentación gráfica que divide un círculo en sectores proporcionales para ilustrar la distribución porcentual de un conjunto de datos.

PASOS

- Digitar  el siguiente ejercicio

- Seleccionar los datos (toda la tabla)incluyendo los títulos

VENTAS 2025
EMPLEADO	VENTAS
Carlos Duarte	2000000
Jorge Gomez	3500000
Luis Pomar	1200000
Gloria oviedo	4560000
Karen Buitrago	7000000
Lola Mento	2340000
Lucia Suarez	3000000

- Clic en la ficha Insertar

- Seleccionar el gráfico, ejemplo columnas

SALE EL GRÁFICO (Ejemplo columnas)

Configuramos el gráfico a nuestro gusto con la ficha Diseño y Formato.

El gráfico se puede mover con clic sostenido desde la mitad, también se puede ampliar o reducir desde las esquinas.

Cuando esta seleccionado el gráfico se activan tres nuevas fichas o dos (Según la versión del Excel), que permiten configurar el color del gráfico, el tipo de gráfico y efectos (3d, sombra... ), las fichas son: Diseño, Presentación y Formato 

Gráfico configurado. A ustedes les queda mejor.

Taller

1) Insertar cinco  gráficos diferentes (columnas, circular, barras....) con los ejercicios resueltos o ejercicios inventados y modificamos su apariencia con las fichas diseño, formato y  presentación (si les sale) 

2) Encontrar  la nota definitiva de sumando los porcentajes.

 

Guía y    Cuarto    Taller   de Excel Básico

FUNCIONES BÁSICAS

EN EXCEL EXISTEN GRAN VARIEDAD DE FUNCIONES QUE PUEDE APLICAR A SUS TABLAS O DATOS. UNA FUNCIÓN PUEDE SER UTILIZADA ÚNICAMENTE PARA OBTENER UN RESULTADO O JUNTARLO CON UNA FÓRMULA Y OBTENER MAYOR CAPACIDAD DE OPERACIÓN.

EXISTEN FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL PARA OBTENER RESULTADOS SIMPLES Y SENCILLOS Y SERÁ UN BUEN PUNTO DE PARTIDA PARA COMENZAR A ENTRAR AL MUNDO DE LAS FUNCIONES.

LA FUNCIÓN SUMA

COMO SU NOMBRE LO DICE, ESTA FUNCIÓN PERMITE SUMAR VALORES DE LAS CELDAS, SE UTILIZA MEJOR CUANDO SE SUMAN RANGOS. LA SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMA ES LA SIGUIENTE:

1. =SUMA(NÚMERO1:NÚMERO2)

CON LA NUEVA FÓRMULA  SE DIGITA LA PALABRA SUMA, SE ABRE EL PARÉNTESIS, SE DIGITA LA PRIMERA CELDA (ES B4), SE AGREGAN LOS DOS PUNTOS, SE DIGITA LA ÚLTIMA CELDA (F4   EXCEL AUTOMÁTICAMENTE SELECCIONA TODO EL RANGO)  Y SE CIERRA EL PARÉNTESIS. 

QUEDA DE ESTA FORMA:  =SUMA(B4:F4)

 EL RESULTADO ES EL MISMO, PERO LA FÓRMULA ES MAS CORTA.

LA FUNCIÓN PROMEDIO

LA FUNCIÓN PROMEDIO EN EXCEL SIRVE PARA OBTENER LA MEDIA ARITMÉTICA ENTRE UN GRUPO DE VALORES QUE LE PASEMOS COMO PARÁMETROS. BÁSICAMENTE, LO QUE HACE ES SUMAR TODOS LOS VALORES QUE LE PASEMOS Y LOS DIVIDE ENTRE EL CONTEO DE LOS MISMOS.

=PROMEDIO(NÚMERO1:NÚMERO2)

RETOMANDO EL EJERCICIO VAMOS A ENCONTRAR EL PROMEDIO DE LA VENTA DE AUTOS DE CADA DÍA EN LA SEMANA. QUEDARÍA:

EJERCICIO SUMANDO LAS CELDAS Y LO DIVIDIMOS EN LA CANTIDAD DE CELDAS SUMADAS

 EL RESULTADO

DA EL MISMO RESULTADO

LA FUNCIÓN MÁXIMA

NOS PERMITE  OBTENER EL VALOR MÁXIMO DE UN CONJUNTO DE VALORES, EJEMPLO LA VENTA MÁXIMO, LA NOTA MÁXIMA, EL SUELDO MÁXIMO...

SINTAXIS:

1. =MAX(NÚMERO1:NÚMERO2)

AHORA MOSTRAMOS LA MÁXIMA VENTA DE AUTOS EN EL DÍA Y LA SEMANA

RESULTADO

LA FUNCIÓN MÍNIMA

 LA FUNCIÓN MIN NOS DEVUELVE EL VALOR MÍNIMO DE UNA LISTA DE VALORES. ES LO CONTRARIO DE LA FUNCIÓN MÁXIMA.

SINTAXIS:

=MIN(NÚMERO1:NÚMERO2)

AHORA MOSTRAMOS LA VENTA MÍNIMA DEL DÍA Y LA SEMANA.

RESULTADO MÍNIMO

LA FUNCIÓN CONTAR

LA FUNCIÓN CONTAR CUENTA LA CANTIDAD DE CELDAS SELECCIONADAS

SINTAXIS:

=CONTAR(NÚMERO1:NÚMERO2)

AHORA VAMOS A CONTAR LA CANTIDAD DE VENTAS DEL SIGUIENTE EJERCICIO

RESULTADO

                 

                                           TALLER

Resolver los siguientes ejercicios en Excel

1) Encontrar la nota final de los siguientes aprendices, junto con el promedio de notas, nota máxima,  mínima y la cantidad de notas.

2) Encontrar el total de ventas de autos en el presente año

 

Guía y    Segundo    Taller   de Excel Básico

1) Encontrar el costo total de la obra con fórmulas básicas.

Formato de celdas en Excel 

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1.   En la Cinta de opciones.

2.   En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3.   En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango.

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una de las 12 categorías:

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un texto, inclusive si es un número.
11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.
12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Resultado final

TALLER PARA RESOLVER

1) Encontrar  el total vendido en la factura Sena. El enunciado se encuentra en la parte       inferior  del ejercicio

2) Encontrar la comisión, suplemento, suma de comisiones y total  que le corresponde a cada vendedor

 

Guía y  Quinto taller de

 herramientas avanzadas

Función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV es una de las más importantes en Excel, veamos aquí cómo utilizar esta función, dominando los detalles y consideraciones que debemos tener en cuenta al emplear la Función BUSCARV.

La función BUSCARV forma parte de las funciones de Búsqueda y Referencia, y tiene por finalidad realizar la búsqueda de un valor dentro de una tabla, para retornar alguno de los valores de la tabla en la que se realiza la búsqueda.

Sintaxis de la Función BUSCARV

Comencemos por analizar los parámetros que son empleados como parte de la función, como podemos observar en la siguiente imagen, la función BUSCARV tiene 4 parámetros, de los cuales el cuarto es opcional.

 

El primer parámetro es el “Valor Buscado”, este dato corresponde al valor o elemento que tiene que ser buscado. Luego tenemos “Matriz Buscar en”, este segundo parámetro corresponde al cuadro o tabla en la que se realizará la búsqueda del valor que se haya señalado como “Valor Buscado” Como tercer parámetro tenemos el “Indicador Columnas” este dato permite identificar dentro del cuadro o tabla definido en la “Matriz buscar en”, a la columna que tiene el dato que se está buscando. Finalmente el cuarto parámetro es “Ordenado” este dato hace referencia al estado (ordenado o no) en que se encuentra la “Matriz Buscar en”, este dato tiene una influencia directa en el resultado de la función.

Ejemplo de la Función BUSCARV

El siguiente ejemplo de la función BUSCARV nos permitirá comprender como utilizar la función BUSCARV, veamos. En la parte izquierda tenemos un conjunto de productos, cada producto corresponde a un tipo, el cual puede ser A, B o C, se necesita que en la columna D aparezca la descripción de correspondiente al tipo de tipo producto.

La fórmula que utiliza la función BUSCARV sería la siguiente: =BUSCARV(C3,$F$3:$G$5,2,FALSO) Notemos que el primer dato o parámetro es C3, es decir el “Valor Buscado” es C3, lo cual es comprensible porque este es el dato a ser buscado en el cuadro ubicado a la derecha.

El segundo parámetro es F3:G5, esta es la “Matriz Buscar en”, observemos que “A” (el contenido de C3) será buscado en la primera VERTICAL de esta matriz (de ahí que la función se llame BUSCARV), es decir como la matriz comienza en la columna F, el valor buscado (“A”) se buscará en la columna F, si la matriz fuese H8:L20 el valor se buscaría en la columna H.

El tercer parámetro conocido como “Indicador columnas” tiene el valor 2, lo que significa que el valor buscado se encuentra en la segunda columna de la “Matriz Buscar en”, es decir se está buscando en la columna G la cual contiene la descripción. El valor buscado “A” se encuentra en F3, como el valor encontrado se encuentra en la fila 3, y la columna determinada en el tercer parámetro es la G, la celda que contiene el resultado es la G3, es decir es el texto “Crítico”, este texto es el que aparecerá como resultado de la fórmula empleada en la celda C3.

Finalmente el cuarto parámetro llamado “Ordenado”, sirve para identificar si se está realizando una búsqueda exacta o no, si el valor es VERDADERO se buscará un valor cercano en la “Matríz Buscar en”, para ello se asume que el contenido esta ordenado, por los que si nos fijamos en la siguiente imagen podemos observar como “B” no existe en el cuadro ubicado a la derecha, por lo tanto retorna el valor más cercano, en este caso el correspondiente a “A”, y por ende retorna crítico, de forma similar ocurre para “X”, y se retorna el valor correspondiente a “D”, es decir se retorna “General”.

Al utilizar la función BUSCARV si no se coloca este cuarto parámetro se asume como si se estuviese utilizando VERDADERO. Mientras que si observamos la siguiente imagen, en la que se utiliza FALSO, al no encontrar una coincidencia exacta tanto para el valor “B” como para “X”, se retorna el error #N/A. 

En general se recomienda que al utilizar la función se tienda a usar FALSO a fin de identificar con exactitud los valores buscados.

TALLER

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