Séptimo     Taller de Excel

Taller Ferias

 

Guía y Sexto     Taller de Excel

Referencias relativas

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo,  la fórmula :

=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

=C2*2

=C3*2

=C4*2

Cuando copiamos fórmulas Excel utiliza el tipo de referencia relativa que es el comportamiento predeterminado. Este tipo de referencia se adapta al contexto de la nueva celda cambiando las referencias de acuerdo a la nueva ubicación. Sin embargo, en algunas ocasiones no queremos tener este comportamiento sino que queremos hacer referencia siempre a una celda específica sin importar que copiemos la fórmula a otra ubicación y para ello necesitamos utilizar las referencias absolutas.

 

Referencias mixtas

Las referencias mixtas son aquellas donde solamente se fija la columna ($A1) o solamente se fija la fila(A$1).

Atajo para crear referencias absolutas y mixtas

Una manera muy sencilla de crear una referencia absoluta es editar la fórmula y posicionar el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir en referencia absoluta. Posteriormente debemos presionar la tecla F4 lo cual insertará el signo $ tanto para la columna como para el número de fila.

Si pulsas dos veces la tecla F4 observarás que Excel  solamente inserta el signo $ para la fila y si pulsas la tecla F4 tres veces se creará una referencia mixta con la columna fija. Al pulsar una cuarta vez la tecla F4 se removerán todos los signos $ y tendremos de nuevo una referencia relativa. 

Referencia	Ejemplo	Descripción
Relativa	=A1	La columna y la fila pueden cambiar al momento de copiar la fórmula.
Absoluta	=$A$1	Ni la columna ni la fila pueden cambiar.
Mixta	=$A1	La columna no cambia, solamente la fila puede cambiar.
Mixta	=A$1	La fila no cambia, solamente la columna puede cambiar.

REFERENCIA   ABSOLUTA

Cuando se trabaja algún tipo de informe en Excel encontramos que necesitamos hacer una formula que se repite en varias celdas, con el objetivo de ahorrar tiempo y precisión al momento de ejecutar un cálculo.

Excel nos ofrece la posibilidad de fijar celdas:

Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila.

Por ejemplo $A$3 indica que siempre será la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha-, u operaciones de copiar y pegar, las referencias que tengan el signo $ delante no serán modificadas. 

Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.

Digitar el siguiente ejercicio

TALLER

Ejercicios con  referencia relativa  absoluta y mixta

1)  Encontrar la venta total de los siguientes productos vendidos en la semana:

2)  Encontrar la venta total de los siguientes productos vendidos en el año:

 

Guía y Cuarto    Taller de Excel 

GRÁFICOS

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.

Tipos:

Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos.

Gráficos de líneas:Muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Gráficos Circulares:

Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre elementos individuales.

Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos.

PASOS

- Digitar  el siguiente ejercicio

- Seleccionar los datos (toda la tabla)incluyendo los títulos

VENTAS 2020
EMPLEADO	VENTAS
Carlos Duarte	2000000
Jorge Gomez	3500000
Luis Pomar	1200000
Gloria oviedo	4560000
Karen Buitrago	7000000
Lola Mento	2340000
Lucia Suarez	3000000

- Clic en la ficha Insertar

- Seleccionar el gráfico, ejemplo columnas

SALE EL GRÁFICO (Ejemplo columnas)

Configuramos el gráfico a nuestro gusto con la ficha Diseño y Formato.

El gráfico se puede mover con clic sostenido desde la mitad, también se puede ampliar o reducir desde las esquinas.

Cuando esta seleccionado el gráfico se activan tres nuevas fichas o dos (Según la versión del Excel), que permiten configurar el color del gráfico, el tipo de gráfico y efectos (3d, sombra... ), las fichas son: Diseño, Presentación y Formato 

Gráfico configurado. A ustedes les queda mejor.

Taller

Insertar cinco  gráficos diferentes (columnas, circular, barras....) con los ejercicios siguientes ejercicios, y modificamos su apariencia con las fichas diseño, formato y  presentación (si les sale) 

1)     Encontrar el valor a apagar de la nómina junto con el promedio, máximo, mínimo y contar

 

 

Guía y     Tercer   Taller   de Excel

Funciones Básicas

En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula y obtener mayor capacidad de operación.

Existen funciones básicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y será un buen punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.

LA FUNCIÓN SUMA

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es la siguiente:

1. =SUMA(Número1:Número2)

Con la nueva fórmula  se digita la palabra Suma, se abre el paréntesis, se digita la primera celda (es B4), se agregan los dos puntos, se digita la última celda (f4   Excel automáticamente selecciona todo el rango)  y se cierra el paréntesis. 

Queda de esta forma:  =Suma(b4:f4)

 El Resultado es el mismo, pero la fórmula es mas corta.

LA FUNCIÓN PROMEDIO

La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros. Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

=PROMEDIO(Número1:Número2)

Retomando el ejercicio vamos a encontrar el promedio de la venta de autos de cada día en la semana. Quedaría:

Ejercicio sumando las celdas y lo dividimos en la cantidad de celdas sumadas

 El resultado

Da el mismo resultado

LA FUNCIÓN Máxima

Nos permite  obtener el valor máximo de un conjunto de valores, Ejemplo la venta máximo, la nota máxima, el sueldo máximo...

Sintaxis:

1. =MAX(Número1:Número2)

Ahora mostramos la máxima venta de autos en el día y la semana

Resultado

LA FUNCIÓN Mínima

 La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Es lo contrario de la función máxima.

Sintaxis:

=MIN(Número1:Número2)

Ahora mostramos la venta mínima del día y la semana.

Resultado mínimo

LA FUNCIÓN CONTAR

La función contar cuenta la cantidad de celdas seleccionadas

Sintaxis:

=CONTAR(Número1:Número2)

Ahora vamos a contar la cantidad de ventas del siguiente ejercicio

Resultado

                 

                                           TALLER

Resolver los siguientes ejercicios en Excel

1) Encontrar la nota final de los siguientes aprendices, junto con el promedio de notas, nota máxima,  mínima y la cantidad de notas.

2) Encontrar el total de ventas de autos en el presente año

 

Guía y     segundo  Taller   de Excel

Formato de celdas en Excel 

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1.   En la Cinta de opciones.

2.   En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3.   En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango.

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades particulares. A continuación describo brevemente cada una de las 12 categorías:

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
3. Moneda: El formato de Moneda nos permite elegir el símbolo a utilizar así como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el formato anterior, podemos indicar la apariencia de los números negativos.
4. Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los símbolos de moneda siempre están alineados de manera vertical.
5. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
6. Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
7. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
8. Fracción: Para las fracciones mostradas en la hoja de cálculo podemos elegir entre nueve diferentes formatos.
9. Científica: Para números expresados en notación científica podemos especificar la cantidad de decimales a mostrar.
10. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor como un texto, inclusive si es un número.
11. Especial: Esta opción contiene formatos especiales y dependen de la Configuración regional seleccionada. Algunas opciones de formatos especiales son los códigos postales, los números de teléfono o los números de seguridad social.
12. Personalizada: La opción de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios formatos de números. Esta es una opción que requiere una explicación más amplia por lo cual encontrarás un vínculo a otro artículo en la sección de material adicional.

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

Resultado final

TALLER EN FORMACIÓN

1) Encontrar la comisión, suplemento, suma de comisiones y total  que le corresponde a cada vendedor

2) Encontrar el total de ventas por cada asesor y por cada viaje